fbpx
Team Building

Organizarea unui team building la munte

Organizare team building
Sursa: Hotel Royal Poiana Brasov

Organizarea unui team building la munte

După un sezon destul de obositor trecusem de pe modul speed boat pe cel de croazieră. Mă gândeam deja să-mi iau o vacanță și apoi să mă apuc să pregătesc sezonul care urmează. Organizarea unui team building la munte nu era în plan. Într-o dimineață primesc un telefon de la un vechi prieten de la Brașov care vrea să mă roage ceva. Se pare că la hotel Royal din Poiana Brașov managerul de evenimente are o problemă urgentă de rezolvat și au un grup VIP care vine în weekend și nu are cine să se ocupe de el. Ar trebui să mă duc acolo câteva zile, să mă asigur că totul este în regulă cu grupul și să coordonez evenimentul. Am acceptat pentru că nu vroiam să-l refuz pe prietenul meu și am plecat la munte.

Am sute de evenimente organizate la hotelurile unde am lucrat până acum de la câteva persoane la câteva sute. Știu pașii pe care trebuie să-i urmez pentru organizarea internă a unui eveniment. După ce am ajuns acolo am văzut că există oameni pregătiți, fiecare pe departamentul lui, deci treaba ar trebui să fie ușoară. Când am cerut însă detalii despre client și am văzut cine este am descoperit că-l știam și pe el. Organizasem pentru acesta multe evenimente reușite la mare. De data asta, când am sunat organizatorul din partea lor, am descoperit că era cineva nou, doar ce-l angajaseră. Când m-a auzit și i-am povestit despre mine s-a bucurat pentru că nu mai organizase nimic pentru ei până atunci. I-am zis să nu-și facă probleme pentru că este o întreagă echipă care se ocupă de eveniment.

Clientul

Deși mai erau câteva zile nu prea se știau foarte multe despre acest eveniment. Când am vorbit cu cel de la corporație mi-a zis să fiu foarte atent că este un grup VIP și, pe lângă faptul că sunt foarte pretențioși, vor ca acest eveniment să iasă super bine. Se pare că veneau din toată Europa manageri de departamente și era un team building pentru a se cunoaște între ei. Când l-am întrebat ce program au mi-a înșirat ceva de genul cazare, întâlnire la sală de conferințe, un foc de tabără și o cină. Poate și o excursie. Hei, ce este asta? Asta e team building, l-am întrebat? Nu, stai să vezi, că ăștia sunt mai comozi și că nu vor să le facem un program foarte încărcat. Nu se poate așa ceva. Din experiența mea știu că un team building înseamnă mult aer curat, doar suntem la munte, lucruri de făcut în echipă și distracție. L-am rugat să mă lase pe mine să mă ocup de tot și a acceptat. Cred că îi era puțin teamă să nu iasă un eveniment nereușit. L-am liniștit și i-am zis că mă ocup de tot.

Team meeting
Sursa: Austin Distel pe Unsplash.com

Pregătirea

Am strâns echipa de la hotel și am făcut împreună programul pentru acel eveniment. I-am rugat pe toți să vina cu idei, să discute și să vedem care sunt cele mai bune variante. Până la urmă am făcut un program de eveniment mult mai elaborat pentru un team building. Cazarea la Poiana Brașov înseamnă mai mult decât hotel și masă. Înseamnă aer curat, munte și foarte multe posibilități.

Am hotărât să-i așteptăm pe toți (veneau cu autocarul) pe terasa hotelului cu o gustare de bun venit tradițional românească. După ce o să se cazeze îi lăsăm o oră și îi așteptăm la cină. Pentru cină am pregătit și un program artistic cu muzică populară românească și un DJ. A doua zi dimineață, după mic dejun îi vom duce la team building într-o poieniță în pădure. Acolo, împreună cu o firmă care se ocupă de jocuri de team building, am pregătit mai multe jocuri de echipă. Am ținut cont că nu vor să fie ceva foarte solicitant și am pregătit mai multe jocuri de îndemânare (tras cu pușca și cu arcul) și un joc de orientare prin pădure cu câteva mici indicii ascunse. Am pregătit și premii pentru echipele care câștigă fiecare probă. Un aspect de care țin cont întotdeauna este back-up-ul. Ne-am interesat și vremea era bună. Dacă nu era vreme bună eram pregătiți cu un back-up într-o sală de la hotel.

Pentru a nu-i aduce înapoi la prânz ne-am gândit să ne mutăm noi cu un dejun chiar acolo în poieniță. Aici am primit câteva urări din partea echipei de la restaurant dar le-am spus că aceste lucruri îi ajută cel mai mult în experiența lor. Am discutat cu bucătarul șef ce produse le putem duce și servi acolo astfel încât să le putem transporta și servi rapid, cât încă sunt calde. Apoi am discutat cu managerul de restaurant legat de modalitatea de servire și am făcut o simulare de cum va arăta zona asta. Din câte îmi spunea trebuia să care jumătate de restaurant ca să organizeze lucrurile cât mai bine. L-am sfătuit să meargă mai degrabă pe partea practică pentru că oamenii ăștia or să aprecieze mai mult mâncarea și o modalitate rapidă de a o servi decât faptul că nu au șervete sau fețe de masă. Am avut noroc că în acea poieniță era o cabană unde ne puteam organiza. Am scăpat astfel de o altă problemă, cea a toaletelor. Dacă nu ar fi fost în cabană ar fi trebuit să vedem de unde închiriem două toalete ecologice pe care să le și cărăm până acolo. Oricum, până să aflu că toaletele de la cabană erau funcționale m-am interesat și am găsit și variantă de rezervă.

Seara urma să le organizăm o cină festivă cu petrecere la hotel. Le-am pregătit un bar de făcut cocktailuri și am chemat un barman priceput să îi învețe să le facă. Am închiriat și un photo booth să aibă o amintire mișto cu echipa. Menu-ul l-a propus bucătarul șef cu un aperitiv ușor, un pește gătit la abur și un mix de carne de vânat. Este foarte priceput și renumit. Pentru oricine caută salon de evenimente în Brașov, cel de la Royal poate fi o opțiune foarte bună. La finalul ședinței de organizare am hotărât de ce răspunde fiecare pentru a nu omite nimic. Eu urma să-i coordonez pe toți și să țin legătura și cu clientul.

Team Building
Sursa: Mike Erskine pe Unsplash.com

Desfășurarea evenimentului

A venit ziua evenimentului. M-am asigurat că totul este în regulă. Le trimisesem tuturor înainte de eveniment o fișă cu desfășurătorul acestuia pe ore, cu task-urile fiecăruia și cu multe detalii despre eveniment. Și în sfârșit autocarul a sosit în parcare. Trebuia să le arătăm străinilor în primul rând ce înseamnă ospitalitatea noastră. Nu au lipsit de la welcome-ul de pe terasă gustările românești, țuica și muzica. Am avut de asemeni lângă mine toată echipa de management care se ocupa de eveniment. I-am prezentat pe toți și le-am spus tuturor să apeleze la ei oricând au nevoie.

Evenimentul a fost o reușită. Bineînțeles, ca la orice eveniment a apărut neprevăzutul. Însă eram pregătit pentru asta. Știu că întotdeauna apare ceva care schimbă puțin organizarea și ține foarte mult de echipa care organizează să se adapteze imediat la cerințele sau situațiile apărute. Așa câștigi clienți mulțumiți. Prima situația a fost la cabană. Când am fost și am inspectat-o ne-am dus pe jos. Am văzut că există un drum de mașină până acolo și am zis că pe acolo vom transporta lucrurile pentru dejun. Am descoperit atunci când mașina venea cu mâncarea că există o barieră la 50 metri de cabană care avea un lacăt mare. Cum am rezolvat? Am introdus organizarea mesei în team building. Le-am explicat clienților situația și am cărat totul împreună cu ei de la mașină până în poieniță. Noroc că acolo erau deja mese și scaune din lemn. Altă situație a fost tot în pădure când un grup de străini s-a pierdut la concursul de orientare. Am făcut câteva echipe din câțiva colegi care știau zona, am stabilit zona fiecăruia și i-am găsit repede. Nu se speriaseră, găsiseră un loc mișto de făcut poze.

Organizare team building la munte
Sursa: Hotel Royal Poiana Brasov

Epilog

Da, în spatele fiecărui eveniment reușit este o echipă care se asigură că totul funcționează cum trebuie. Ei trebuie să se susțină unul pe altul, să colaboreze cât mai bine, să primească cât mai multe informații. Aici intervine coordonatorul acestei echipe care are rolul să verifice și să se asigure că toată lumea știe ce are de făcut și când trebuie să facă. Organizarea unui team building la munte îți dă posibilitatea să faci multe lucruri interesante dar este și o provocare pentru echipele hotelurilor care se ocupă de organizare.

Vă urez un team building reușit.

*Acest articol a fost scris pentru competiția #SuperBlog2019, unde sunt înscris pentru prima dată în această toamnă.

Comenteaza

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

%d blogeri au apreciat: